Mengurutkan (Sorting) Data Worksheet

Dengan menggunakan Excel anda bisa sangat mudah memasukkan dan mengelola data. Meskipun begitu, apabila data tersebut tidak disortir, tentunya akan sangat merepotkan kita dan belum tentu membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Karena bisa saja data yang kita miliki terdiri dari puluhan ribu data dan tidak semuanya kita butuhkan. Misalnya, anda mungkin ingin menemukan produk layanan apa menghasilkan keuntungan yang paling besar? Dan Produk layanan mana yang memiliki biaya operasional paling tinggi? dan sebagainya. Dengan menggunakan Excel 2010, anda akan mendapatkan jawaban  pertanyanyaan-pertanyaan diatas dengan melakukan Penyortiran /Pengurutan Data (Sorting Data).

Bila anda mengurutkan data dalam worksheet berarti anda akan mengatur ulang baris worksheet berdasarkan isi sel dalam kolom tertentu. Misalnya, anda bisa menyortir worksheet untuk menemukan  layanan yang memberikan pendapatan tertinggi.

Anda dapat mengurutkan sekelompok baris data dalam worksheet dengan beberapa cara, tetapi langkah pertama adalah mengidentifikasi kolom yang menyediakan nilai-nilai baris yang akan disortir. Misalnya kolom Revenue, berisi data baris jumlah Pendapatan perusahaan, anda bisa menemukan total pendapatan tertinggi dengan menyortir pada sel-sel di kolom Pendapatan. Langkah berikutnya adalah letakkan pointer mouse pada kolom revenue, tampilkan Tab Home >> Groups Editing >> Sort & Filter List >> Filter >> Pada Kolom Revenue akan muncul Tanda panah >> Klik Tanda panah pada Kolom >> Klik Sort Largests To Smallest. Dengan mengklik Sort Largest to Smallest akan memerintahkan Excel menempatkan baris dengan nilai pendapatan tertinggi pada kolom Revenue di bagian atas worksheet dan  terus turun ke nilai terendah.

Gambar 1. Proses Sorting Data dengan Largest to Smallest

Perintah Sortir Smallest to Largest dan Sort Largest to Smallest memungkinkan anda untuk mengurutkan baris dalam worksheet dengan cepat, tetapi anda hanya dapat menggunakannya untuk menyortir worksheet berdasarkan isi dari satu kolom. Akan tetapi kadang kala kita ingin mengurutkan data dengan menggunakan data dari dua kolom atau lebih. Misalnya anda ingin melihat pelanggan yang paling sering menggunakan masing-masing kategori layanan. Untuk mengurutkan baris dalam worksheet dengan menggunakan dua kolom atau lebih anda bisa menggunakan  kotak dialog Custom Sort, dimana anda dapat memilih sejumlah kolom untuk digunakan sebagai kriteria pengurutan dan memilih apakah akan mengurutkan baris dalam urutan naik (Ascending) dan Turun (Descending). Cara mengaktifkan Custom Sort adalah sebagai berikut: Tab Home >> Groups Editing >> Sort & Filter >>  Custom Sort

Gambar 2. Kotak Dialog Custom Sort

Jika data anda memiliki header, pilih tanda centang Check Box My data has Headers sehingga judul kolom akan muncul di daftar Sort By. Setelah mengidentifikasi kolom mana yang ingin anda urutkan dan kolom tersebut ada pada daftar Sort By, anda bisa memilih berbagai macam cara untuk melakukan pengurutan  pada box Sort On misalnya urutkan berdasarkan Values (default),  Cell Color, Font Color, atau Cell Icon yang ditampilkan di sel. Akhirnya pada Box Order, anda dapat memilih cara bagaimana Excel akan melakukan pengurutan nilai didalam kolom. Cara-cara pengurutan tergantung pada jenis data yang akan dilakukan pengurutan.

Jika anda ingin Menambah, memindahkan, menyalin, dan menghapus level pengurutan anda tinggal meng-klik tombol add level, delete level, copy level dan Move up & down  yang telah tersedia tersedia di kotak dialog Custom Sort. Pada Excel 2003 dan versi sebelumnya dari, anda hanya bisa menentukan maksimal tiga level penyortiran. Pada Microsoft Excel 2010, anda dapat membuat hingga 64 level penyortiran.

Untuk menghapus Level, klik Level yang ada didalam daftar, dan kemudian klik Delete Level. Mengklik tombol Copy Level memungkinkan anda untuk menyalin semua setting dari satu aturan ke aturan yang lain sehingga menghemat pekerjaan anda jika hanya perlu mengubah satu item. The Move Up dan Move Down, yang diwakili tanda panah atas bawah memungkinkan anda untuk mengubah posisi tingkat penyortiran dalam urutan. Akhirnya, klik tombol Options menampilkan kotak dialog Sort Options, yang dapat anda gunakan untuk membuat kasus tingkat penyortiran case sensitif dan untuk mengubah orientasi pengurutan (top to down atau sebaliknya ).

Setting default untuk Excel adalah untuk mengurutkan nomor sesuai dengan nilai-nilai mereka dan untuk memilah kata-kata dalam urutan abjad. Bahkan secara default excel telah menyediakan pola-pola daftar urutan untuk beberapa kategori, misalnya Hari, Bulan dan Tahun . Akan tetapi tidak semua kategori daftar urutan terdapat di daftar Excel 2010, ataupun apabila kita ingin membuat daftar urutan tertentu yang secara pasti tidak ada didalam daftar Excel 2010, misalnya daftar urutan jadwal petugas piket. Untuk mengatasi masalah tersebut itu Excel 2010 menyediakan fungsi Custom List. Dengan  Custom List kita akan dapat membuat daftar urutan-urutan kategori sekehendak kita dan memasukkannya kedalam  list Excel untuk dipergunakan  lagi.

Untuk membuat daftar urutan baru, ketik daftar nilai yang anda inginkan ke sel yang bersebelahan (bisa menurun atau mendatar) >> seleksi range cel tersebut >> klik tab File >> Options  >> Advanced  >>  General >> Edit Custom List >> Import

Gambar 3. Kotak Dialog Custom List