Menggunakan Fungsi SUBTOTAL (Organisasi Data Dengan Level)

download file praktek disini !

Setelah anda mengurutkan data di worksheet, anda dapat menggunakan fungsi Subtotal untuk membuat data anda disajikan secara bertingkat (berdasarkan Level). Misalnya didalam worksheet terdapat data penjualan untuk tiga kategori produk yang berbeda, anda bisa menyortir produk berdasarkan kategori dengan cara yang lebih mudah. Untuk menggunakan fungsi SubTotal anda bisa mengklik Tab Data  >> Groups Outline >> Subtotal

Gambar 1. Kotak Dialog Subtotal

Pada kotak dialog Subtotal, anda dapat memilih kolom yang menjadi dasar subtotal (seperti misalnya Tahun, Bulan, Semester), Formula Perhitungan yang ingin anda lakukan dan kolom dengan nilai yang akan anda hitung. Setelah Anda menentukan subtotal, data akan muncul di worksheet secara terstruktur.

Gambar 2. Hasil Subtotal

Bila Anda menerapkan subtotal untuk mengolah data pada worksheet, Excel juga mendefinisikan kelompok berdasarkan baris yang digunakan untuk menghitung subtotal. Pengelompokan akan membentuk suatu outline pada worksheet Anda berdasarkan kriteria yang digunakan untuk membuat subtotal. Sebagai contoh, semua baris yang mewakili bulan di tahun 2009 menjadi satu kelompok, baris yang mewakili bulan pada tahun 2010 menjadi satu kelompok dan seterusnya. Daerah garis di sisi kiri lembar kerja Anda memperlihatkan suatu kontrol yang dapat digunakan untuk menyembunyikan atau menampilkan kelompok baris dalam  worksheetAnda.

Tiga jenis kontrol dapat muncul di outline, yaitu: Hide Detail Button, Show Detail Button, dan Level Button. Hide Detail Button di samping kelompok baris dapat diklik untuk menyembunyikan baris dalam kelompok itu. Bila Anda menyembunyikan sekelompok baris, tombol yang ditampilkan di sebelah grup berubah menjadi Show Detail Button. Mengklik Show Detail Button akan  memperlihatkan kembali kelompok baris dalam worksheet.

Gambar 3. Tombol Hide Detail & Show Detail SubTotal

Level Button adalah tombol di wilayah outline worksheet dengan fungsi subtotal. Setiap tombol merupakan tingkat organisasi di dalam Worksheet; mengklik tombol tingkat menyembunyikan semua tingkat detail di bawah tombol yang Anda klik. Tabel berikut menjelaskan data yang terdapat pada setiap tingkat lembar kerja dengan tiga tingkat organisasi data worksheet

Level	Deskripsi
1	Grand Total
2	Subtotal setiap kelompok/groups
3	Baris Individual di dalam Worksheet

Mengklik tombol Level 2 di worksheet akan menyembunyikan baris dengan data, misalnya, pendapatan setiap bulan, tetapi akan meninggalkan baris yang berisi grand total (Level 1) dan semua baris yang berisi subtotal untuk setiap tahun (Level 2) terlihat dalam worksheet.

Gambar 4. Hasil Subtotal dengan Mengklik Tombol Level 2

Jika mau, anda dapat menambahkan tingkat detail untuk outline yang dibuat oleh Excel. Misalnya, anda mungkin ingin menyembunyikan pendapatan bulan Januari dan Februari, dikarenakan kedua bulan ini sebenarnya adalah bulan dengan penjualan yang besar, karenanya tidak perlu dianalisis lagi. Untuk membuat grup garis baru dalam grup yang sudah ada, pilih baris yang ingin anda kelompokkan pada Tab Data >> Groups Outline >> Groups  >> Klik Group.

Gambar 5. Melakukan Grouping pada Subtotal

Anda dapat menghapus grup dengan memilih baris dalam kelompok dan kemudian, pada kelompok Outline, klik Ungroup. Untuk Menghilangkan Subtotal, File Data >> Groups Outline >> Subtotal >> Remove All