Menggunakan Fungsi FILTER pada Microsoft Excel

Program Spreadsheet Excel 2010 dapat memuat data yang sangat banyak, apabila anda membutuhkannya. Dengan 1.048.576 baris dan 16.384 kolom hanya untuk satu worksheet saja, memungkin anda untuk memasukkan banyak sekali data kedalam worksheet excel. Akan tetapi yakinlah, anda pasti tidak akan mau bekerja dengan sebegitu banyak data pada saat yang bersamaan, karena terkadang kita hanya membutuhkan beberapa data saja untuk membantu kita dalam membuat keputusan bisnis. Misalnya, anda mungkin ingin melihat aliran pendapatan untuk perusahaan anda pada saat 3 bulan pertama, 3 bulan kedua, dan seterusnya pada suatu tahun. Anda dapat membatasi data yang akan ditampikan dengan menggunakan Filter. Filter merupakan suatu program aturan dari Excel yang akan menseleksi dan menyaring baris data yang relevan dan dibutuhkan oleh anda di suatu worksheet.

Untuk membuat filter, anda klik sel dalam data yang ingin anda filter dan kemudian, Klik Tab Home >> Groups Editing >> Sort & Filter  >> klik Filter. Bila Anda melakukannya, Excel akan menampilkan tanda panah filter di tepi kanan atas sel dalam setiap kolom data. Tanda panah tersebut menunjukkan bahwa AutoFilter Excel dalam keadaan aktif.

Gambar 1. Proses Filtering

Apabila kita mengklik Tanda Panah Filter, maka Excel akan menampilkan opsi-opsi menu Filter dan daftar nilai-nilai unik di kolom. Beberapa perintah yang ada didalam opsi menu filter adalah tentang Sorting Commands (Perintah Pengurutan), Clear Filter Commands (Perintah untuk menghapus filter),  dan kemudian Filter By Color Comands (Filter berdasarkan warna). Perintah selanjutnya yang muncul pada daftar opsi menu filter adalah tergantung pada jenis data yang ada didalam kolom. Misalnya, jika suatu kolom berisi data tanggal, opsi perintah filter secara otomatis akan menjadi Filter By Date. Dengan mengklik suatu perintah maka akan menampilkan daftar perintah yang spesifik pada suatu jenis data (biasanya dibuat perkategori dalam bentuk drill down).

Gambar 2. Menu Filter

Ketika anda mengklik menu pilihan Filter, Excel akan menampilkan kotak dialog di mana Anda dapat menentukan penyaringan file sesuai dengan kriteria tertentu ini. Sebagai contoh, Anda bisa membuat filter yang hanya menampilkan  transaksi pada bulan maret saja.

Jika anda ingin melihat nilai tertinggi atau terendah di dalam kolom data, anda dapat menggunakan pilihan filter Top 10. Pada saat anda memilih dan mengklik filter Top 10, kotak dialog Top 10 AutoFilter akan terbuka.  Kotak dialog Top 10 Autofilter berisi cara anda akan memilih data, apakah nilai tertinggi atau terendah dari daftar (Top atau Bottom), menentukan jumlah peringkat yang ingin Anda lihat, dan memilih apakah peringkat yang sudah kita tentukan menunjukan jumlah item atau persentase. Dengan Menggunakan kotak dialog Top 10 AutoFilter, Anda akan dapat menemukan  siapakah 10 salesperson yang terbaik dalam penjualan atau mengidentifikasi 5 peringkat persentase terbesar pelanggan anda.

Gambar 3. Kotak Dialog Top 10 Autofilter

Excel 2010 memiliki kemampuan baru dalam Program Filteringnya, yaitu Search Filter. Search Filter dapat anda gunakan untuk mencari suatu data atau item  yang akan tertampil di Tabel Excel atau list data dengan cara mengetik string pencarian di search box filter. Untuk menggunakan Search Filter, klik tanda panah Filter dan mulai ketikkan string huruf pada search box. Pada saat anda mengetik string huruf, Excel akan membatasi item/data yang di tampilkan difilter panel hanya berdasarkan pada huruf yang diketikkan di Search Filter. Ketika daftar filter merepresentasikan item/data yang anda inginkan klik OK

Gambar 4. Mengetik String pada Search Filter 

Bila anda memilih Text Filter dan kemudian meng-klik Custom Filter, anda dapat menentukan aturan kustomisasi (pilihan anda sendiri) yang akan digunakan oleh Excel untuk menentukan dan menampilkan data yang sesuai dengan aturan dan keinginan kita. Misalnya, anda dapat membuat aturan yang menentukan bahwa hanya hari dengan volume paket yang kurang dari 100.000 yang akan ditampilkan dalam Worksheet Anda. Dengan hasil filter tersebut, anda mungkin dapat menganalisis apakah cuaca atau faktor-faktor lain dalam lingkungan bisnis mempengaruhi penjualan harian yang  rendah dibandingkan hari-hari lain.

Gambar 5. Kotak Dialog Custom Autofilter

Excel akan menunjukkan bahwa sebuah kolom terdapat program filter yang diterapkan dengan gambar corong di bagian tanda panah kolom filter. Setelah anda selesai memeriksa data dengan menggunakan filter, anda dapat menghilangkan filter dengan meng-klik tanda panah kolom filter >> tampilkan Tab Home >> Groups Editing >> Sort & Filter >> Filter