Menampilkan Data Sesuai Dengan Nilainya Dengan Conditional Formatting di Excel

Mengolah data di worksheet Excel 2010, memampukan anda untuk membuat keputusan-keputusan penting tentang bisnis yang sedang dijalankan. Seperti yang sudah kita pelajari pada awal bab ini, kita dapat dengan mudah mengubah penampilan data dengan Label Data dan Format-format yang dapat memberikan interprestasi yang menarik dari data yang sudah kita buat.

Cara lain untuk dapat membuat data lebih mudah untuk diinterpretasikan/ditafsirkan adalah dengan memerintahkan Excel 2010 mengubah tampilan data yang merepresentasikan nilainya. Kegiatan ini disebut Conditional Formatting karena data harus memenuhi kondisi tertentu, yang didefinisikan dalam aturan-aturan Conditional Formatting, sehingga format yang diterapkan berdasarkan atas kondisi dan aturan-aturan tersebut. Misalnya Chief Operating Officer (COO), Lori Penor ingin mengamati volume penjualan paket yang lebih tinggi dari rata-rata pada setiap hari kamis. Ia akan bisa lebih mudah memantau dengan menerapkan Conditional Formatting pada Sel/Range Data yang merekam total penjualan dan mengubah format data pada saat kondisi terpenuhi.

Untuk membuat Conditional Formatting, pilih sel yang ingin diformat, kemudian Klik Tab Home>> Groups Styles >> Conditional Formatting untuk menampilkan menu Conditional Formating yang diinginkan. Dalam Excel, anda dapat menentukan Conditional Formatting yang dapat menampilkan data sel yang berisi nilai-nilai di atas atau di bawah nilai rata-rata dari Range sel-sel yang terkait, ataupun nilai yang mendekati rata-rata dan sebagainya.

Gambar 1. Menu Conditional Formatting Excel

Setelah anda memilih jenis kondisi dan aturan yang diinginkan, Excel 2010 akan menampilkan kotak dialog yang berisi kontrol dan Field-Field yang dapat digunakan untuk menuliskan berbagai bentuk aturan. Untuk menampilkan semua aturan untuk sel yang dipilih, klik Tab Home >> Groups Styles >> Conditional Formatting >> Manage Rules untuk menampilkan Kotak Dialog Conditional Formatting Rules Manager.

Gambar 2. Kotak Dialog Conditional Formatting dengan Rule Managers

Conditional Formatting Rules Manager memungkinkan Anda untuk mengontrol Conditional Formatting Anda dengan cara berikut:

• Membuat aturan baru dengan mengklik tombol New Rule
• Mengubah aturan dengan mengklik Rule dan kemudian mengklik tombol Edit Rule.
• Menghapus aturan dengan mengklik Rule dan kemudian mengklik tombol Delete Rule
• Memindahkan urutan aturan ke atas atau bawah dengan mengklik Rule dan kemudian mengklik tombol Move Up atau Move Down.
• Mengontrol apakah Excel terus mengevaluasi Conditional Formatting setelah menemukan aturan yang diterapkan dengan memilih atau membersihkan aturan melalui Check Box Stop If True.
• Simpan aturan baru dan menutup Conditional Formatting Rules Manager dengan mengklik OK.
• Simpan aturan baru tanpa menutup Conditional Formatting Rules Manager dengan mengklik Apply
• Membuang perubahan yang belum disimpan dengan mengklik Cancel.

Setelah membuat sebuah aturan, anda dapat mengubah format yang akan diterapkan pada suatu data jika data tersebut memenuhi persyaratan aturan tersebut dengan mengklik Rule dan kemudian mengklik tombol Edit Rule untuk menampilkan kotak dialog Edit Formatting Rule. Dalam kotak dialog, klik tombol Format untuk menampilkan kotak dialog Format Cells. Setelah anda menentukan format yang diinginkan, klik OK untuk menampilkan aturan.

Gambar 3. Kotak Dialog Edit Formatting Rule

Excel juga memungkinkan anda untuk membuat 3 jenis Conditional Formatting: Data Bar, Color Scales, dan Icon Set. Data bar menampilkan besarnya nilai relatif yang berada do dalam Range Sel dengan bentuk batangan-batangan (Bar) berwarna. Cara menampilkan data bars adalah: Klik Tab Home >> Groups Styles >> Conditional Formatting >> Data Bar

Gambar 4. Conditional Formatting: Data Bar

Anda dapat membuat dua jenis Data Bar di Excel 2010: Solid Fill dan Gradient Fill. Ketika Data Bar diperkenalkan di Excel 2007, awalnya Data Bar secara default menerapkan format Gradient Fill. Pewarnaan Gradient Fill memberikan kesulitan bagi user untuk mengamati salah satu ujung bar warna yang merepresentasikan nilai karena warnanya agak pudar. Karena itu pada  Excel 2010, diadakan perbaikan dimana default Data Bar menggunakan Solid Fill.Lebih jauh lagi, kita bisa memilih dan menggabungkan Solid Fill & Gradient Fill. Hal ini membuat kita lebih fleksibel dalam merepresentasikan data.

Color Scales membandingkan besarnya nilai relatif dalam Range Sel  dengan menerapkan dua atau tiga warna yang berbeda ke sel-sel data. Intensitas warna sel mencerminkan kecenderungan nilai relatif terhadap bagian standar atas atau bawah dari nilai-nilai dalam range. Nilai-Nilai yang hampir sama biasanya memiliki warna yang sama pula, demikian juga sebaliknya, apabila nilai relatifnya berbeda maka warna yang digunakan juga berbeda. Cara menggunakan Color Scales adalah: Klik Tab Home >> Groups Styles >> Conditional Formatting >> Color Scales

Gambar 5. Conditional Formatting: Color Scales

Icon set adalah kumpulan tiga, empat, atau lima gambar yang menampilkan Excel ketika aturan-aturan tertentu terpenuhi. Cara menggunakan Icon Set adalah: Klik Tab Home >> Group Styles >> Conditional Formatting >> Icon Set

Gambar 6. Connditional Formatting : Icon Set

Pada saat icon set diperkenalkan di Excel 2007, anda dapat menerapkan ikon set, tetapi anda tidak bisa mengedit icon set yang anda inginkan (kustom). Di Excel 2010, anda sekarang dimampukan untuk membuat icon set anda sendiri sehingga penggunaannya bisa sangat fleksibel.

Pada Excel 2010, anda juga dapat menggabungkan beberapa jenis Conditional Formatting, seperti misalnya jika kita ingin mengkombinasikan Icon Set dan Data Bar, maka akan tampak pada layar sebagai berikut:

Gambar 7. Conditional Formatting: Icon Set dan Data Bar