Menggunakan Fungsi FILTER pada Microsoft Excel

Program Spreadsheet Excel 2010 dapat memuat data yang sangat banyak, apabila anda membutuhkannya. Dengan 1.048.576 baris dan 16.384 kolom hanya untuk satu worksheet saja, memungkin anda untuk memasukkan banyak sekali data kedalam worksheet excel. Akan tetapi yakinlah, anda pasti tidak akan mau bekerja dengan sebegitu banyak data pada saat yang bersamaan, karena terkadang kita hanya membutuhkan beberapa data saja untuk membantu kita dalam membuat keputusan bisnis. Misalnya, anda mungkin ingin melihat aliran pendapatan untuk perusahaan anda pada saat 3 bulan pertama, 3 bulan kedua, dan seterusnya pada suatu tahun. Anda dapat membatasi data yang akan ditampikan dengan menggunakan Filter. Filter merupakan suatu program aturan dari Excel yang akan menseleksi dan menyaring baris data yang relevan dan dibutuhkan oleh anda di suatu worksheet.

Untuk membuat filter, anda klik sel dalam data yang ingin anda filter dan kemudian, Klik Tab Home >> Groups Editing >> Sort & Filter  >> klik Filter. Bila Anda melakukannya, Excel akan menampilkan tanda panah filter di tepi kanan atas sel dalam setiap kolom data. Tanda panah tersebut menunjukkan bahwa AutoFilter Excel dalam keadaan aktif.

Gambar 1. Proses Filtering

Apabila kita mengklik Tanda Panah Filter, maka Excel akan menampilkan opsi-opsi menu Filter dan daftar nilai-nilai unik di kolom. Beberapa perintah yang ada didalam opsi menu filter adalah tentang Sorting Commands (Perintah Pengurutan), Clear Filter Commands (Perintah untuk menghapus filter),  dan kemudian Filter By Color Comands (Filter berdasarkan warna). Perintah selanjutnya yang muncul pada daftar opsi menu filter adalah tergantung pada jenis data yang ada didalam kolom. Misalnya, jika suatu kolom berisi data tanggal, opsi perintah filter secara otomatis akan menjadi Filter By Date. Dengan mengklik suatu perintah maka akan menampilkan daftar perintah yang spesifik pada suatu jenis data (biasanya dibuat perkategori dalam bentuk drill down).

Gambar 2. Menu Filter

Ketika anda mengklik menu pilihan Filter, Excel akan menampilkan kotak dialog di mana Anda dapat menentukan penyaringan file sesuai dengan kriteria tertentu ini. Sebagai contoh, Anda bisa membuat filter yang hanya menampilkan  transaksi pada bulan maret saja.

Jika anda ingin melihat nilai tertinggi atau terendah di dalam kolom data, anda dapat menggunakan pilihan filter Top 10. Pada saat anda memilih dan mengklik filter Top 10, kotak dialog Top 10 AutoFilter akan terbuka.  Kotak dialog Top 10 Autofilter berisi cara anda akan memilih data, apakah nilai tertinggi atau terendah dari daftar (Top atau Bottom), menentukan jumlah peringkat yang ingin Anda lihat, dan memilih apakah peringkat yang sudah kita tentukan menunjukan jumlah item atau persentase. Dengan Menggunakan kotak dialog Top 10 AutoFilter, Anda akan dapat menemukan  siapakah 10 salesperson yang terbaik dalam penjualan atau mengidentifikasi 5 peringkat persentase terbesar pelanggan anda.

Gambar 3. Kotak Dialog Top 10 Autofilter

Excel 2010 memiliki kemampuan baru dalam Program Filteringnya, yaitu Search Filter. Search Filter dapat anda gunakan untuk mencari suatu data atau item  yang akan tertampil di Tabel Excel atau list data dengan cara mengetik string pencarian di search box filter. Untuk menggunakan Search Filter, klik tanda panah Filter dan mulai ketikkan string huruf pada search box. Pada saat anda mengetik string huruf, Excel akan membatasi item/data yang di tampilkan difilter panel hanya berdasarkan pada huruf yang diketikkan di Search Filter. Ketika daftar filter merepresentasikan item/data yang anda inginkan klik OK

Gambar 4. Mengetik String pada Search Filter 

Bila anda memilih Text Filter dan kemudian meng-klik Custom Filter, anda dapat menentukan aturan kustomisasi (pilihan anda sendiri) yang akan digunakan oleh Excel untuk menentukan dan menampilkan data yang sesuai dengan aturan dan keinginan kita. Misalnya, anda dapat membuat aturan yang menentukan bahwa hanya hari dengan volume paket yang kurang dari 100.000 yang akan ditampilkan dalam Worksheet Anda. Dengan hasil filter tersebut, anda mungkin dapat menganalisis apakah cuaca atau faktor-faktor lain dalam lingkungan bisnis mempengaruhi penjualan harian yang  rendah dibandingkan hari-hari lain.

Gambar 5. Kotak Dialog Custom Autofilter

Excel akan menunjukkan bahwa sebuah kolom terdapat program filter yang diterapkan dengan gambar corong di bagian tanda panah kolom filter. Setelah anda selesai memeriksa data dengan menggunakan filter, anda dapat menghilangkan filter dengan meng-klik tanda panah kolom filter >> tampilkan Tab Home >> Groups Editing >> Sort & Filter >> Filter

Read More

Modifikasi Gambar di Worksheet Excel

Membangun identitas perusahaan yang kuat, membantu pelanggan mengingat perusahaan, produk dan jasa yang anda tawarkan. Dua atribut penting dari sebuah bisnis yang kuat adalah desain toko yang khas dan eye-catching, serta logo atau merek yang mudah diingat. Setelah perusahaan memiliki logo, sudah seharusnya anda menambahkan logo untuk semua dokumen, supaya selalu dilihat oleh pelanggan, mitra, ataupun supplier. Jadi logo tidak hanya menandai dokumen perusahaan, tetapi juga berfungsi sebagai iklan dan media promosi, mendorong siapa saja yang melihat lembar kerja anda untuk menelepon atau mengunjungi perusahaan Anda.

Salah satu cara untuk memasukkan gambar ke worksheet adalah dengan mengklik Tab Insert >> Groups Illustrations >> Klik Picture. Dengan meng-klik Pictures akan menampilkan kotak dialog Insert Picture, yang akan menanyakan dari mana anda dapat menemukan gambar di harddisk yang ingin anda tambahkan ke worksheet. Pada saat anda telah menyisipkan gambar, akan muncul Ribbon Format Pictures yang digunakan untuk memodifikasi gambar.

Anda dapat menggunakan Tools pada Tab Format Pictures untuk memodifikasi warna dan kontras gambar, tingkat kecerahan, dan atribut-atribut lainnya. Dengan kontrol dalam Groups Styles Picture, Anda juga memberikan bingkai di sekitar gambar, mengubah bentuk dan efek gambar, misalnya memberikan efek tiga dimensi atau efek bayangan pada gambar. Anda juga dapat memutar, mengubah ukuran gambar dan meng-kompres ukuran file gambar menjadi lebih kecil apabila diperlukan.

Gambar 1. Ribbon Format Pictures

Anda juga dapat mengubah ukuran gambar dengan mengklik dan kemudian tarik salah satu handle yang muncul pada grafik. Jika anda tanpa sengaja mengubah ukuran grafis dengan menarik salah satu handle, cukup klik tombol Undo untuk menghapus perubahan.

Excel 2010 juga dilengkapi dengan kemampuan built-in baru untuk untuk menghapus latar belakang gambar yang anda masukkan ke dalam worksheet. Untuk melakukannya, klik gambar >>  Tab Ribbon Format Pictures >> Groups Adjust >> klik Remove Background.  Setelah itu Excel akan mencoba untuk mengidentifikasi latar depan dan latar belakang gambar.

Gambar 2. Proses Remove Background

Setelah Excel mengidentifikasi gambar latar depan dan latar belakang, akan muncul kotak seleksi, yang akan menseleksi gambar latar depan apa yang akan dipilih. Anda tinggal menyesuaikan kotak tersebut pada gambar yang akan anda pilih, setelah sesuai dengan apa yang anda inginkankan anda tinggal klik Keep Changes.

Anda juga bisa membuat gambar Background di worksheet. Untuk melakukannya Klik Tab Page Layout >> Group Page Setup >> Klik Background >> Kotak Dialog Sheet Background, klik gambar yang ingin anda jadikan  latar belakang untuk worksheet anda, dan klik OK.

Gambar 3. Proses Pemberian Background Pada Worksheet

Read More

Menampilkan Data Sesuai Dengan Nilainya Dengan Conditional Formatting di Excel

Mengolah data di worksheet Excel 2010, memampukan anda untuk membuat keputusan-keputusan penting tentang bisnis yang sedang dijalankan. Seperti yang sudah kita pelajari pada awal bab ini, kita dapat dengan mudah mengubah penampilan data dengan Label Data dan Format-format yang dapat memberikan interprestasi yang menarik dari data yang sudah kita buat.

Cara lain untuk dapat membuat data lebih mudah untuk diinterpretasikan/ditafsirkan adalah dengan memerintahkan Excel 2010 mengubah tampilan data yang merepresentasikan nilainya. Kegiatan ini disebut Conditional Formatting karena data harus memenuhi kondisi tertentu, yang didefinisikan dalam aturan-aturan Conditional Formatting, sehingga format yang diterapkan berdasarkan atas kondisi dan aturan-aturan tersebut. Misalnya Chief Operating Officer (COO), Lori Penor ingin mengamati volume penjualan paket yang lebih tinggi dari rata-rata pada setiap hari kamis. Ia akan bisa lebih mudah memantau dengan menerapkan Conditional Formatting pada Sel/Range Data yang merekam total penjualan dan mengubah format data pada saat kondisi terpenuhi.

Untuk membuat Conditional Formatting, pilih sel yang ingin diformat, kemudian Klik Tab Home>> Groups Styles >> Conditional Formatting untuk menampilkan menu Conditional Formating yang diinginkan. Dalam Excel, anda dapat menentukan Conditional Formatting yang dapat menampilkan data sel yang berisi nilai-nilai di atas atau di bawah nilai rata-rata dari Range sel-sel yang terkait, ataupun nilai yang mendekati rata-rata dan sebagainya.

Gambar 1. Menu Conditional Formatting Excel

Setelah anda memilih jenis kondisi dan aturan yang diinginkan, Excel 2010 akan menampilkan kotak dialog yang berisi kontrol dan Field-Field yang dapat digunakan untuk menuliskan berbagai bentuk aturan. Untuk menampilkan semua aturan untuk sel yang dipilih, klik Tab Home >> Groups Styles >> Conditional Formatting >> Manage Rules untuk menampilkan Kotak Dialog Conditional Formatting Rules Manager.

Gambar 2. Kotak Dialog Conditional Formatting dengan Rule Managers

Conditional Formatting Rules Manager memungkinkan Anda untuk mengontrol Conditional Formatting Anda dengan cara berikut:

• Membuat aturan baru dengan mengklik tombol New Rule
• Mengubah aturan dengan mengklik Rule dan kemudian mengklik tombol Edit Rule.
• Menghapus aturan dengan mengklik Rule dan kemudian mengklik tombol Delete Rule
• Memindahkan urutan aturan ke atas atau bawah dengan mengklik Rule dan kemudian mengklik tombol Move Up atau Move Down.
• Mengontrol apakah Excel terus mengevaluasi Conditional Formatting setelah menemukan aturan yang diterapkan dengan memilih atau membersihkan aturan melalui Check Box Stop If True.
• Simpan aturan baru dan menutup Conditional Formatting Rules Manager dengan mengklik OK.
• Simpan aturan baru tanpa menutup Conditional Formatting Rules Manager dengan mengklik Apply
• Membuang perubahan yang belum disimpan dengan mengklik Cancel.

Setelah membuat sebuah aturan, anda dapat mengubah format yang akan diterapkan pada suatu data jika data tersebut memenuhi persyaratan aturan tersebut dengan mengklik Rule dan kemudian mengklik tombol Edit Rule untuk menampilkan kotak dialog Edit Formatting Rule. Dalam kotak dialog, klik tombol Format untuk menampilkan kotak dialog Format Cells. Setelah anda menentukan format yang diinginkan, klik OK untuk menampilkan aturan.

Gambar 3. Kotak Dialog Edit Formatting Rule

Excel juga memungkinkan anda untuk membuat 3 jenis Conditional Formatting: Data Bar, Color Scales, dan Icon Set. Data bar menampilkan besarnya nilai relatif yang berada do dalam Range Sel dengan bentuk batangan-batangan (Bar) berwarna. Cara menampilkan data bars adalah: Klik Tab Home >> Groups Styles >> Conditional Formatting >> Data Bar

Gambar 4. Conditional Formatting: Data Bar

Anda dapat membuat dua jenis Data Bar di Excel 2010: Solid Fill dan Gradient Fill. Ketika Data Bar diperkenalkan di Excel 2007, awalnya Data Bar secara default menerapkan format Gradient Fill. Pewarnaan Gradient Fill memberikan kesulitan bagi user untuk mengamati salah satu ujung bar warna yang merepresentasikan nilai karena warnanya agak pudar. Karena itu pada  Excel 2010, diadakan perbaikan dimana default Data Bar menggunakan Solid Fill.Lebih jauh lagi, kita bisa memilih dan menggabungkan Solid Fill & Gradient Fill. Hal ini membuat kita lebih fleksibel dalam merepresentasikan data.

Color Scales membandingkan besarnya nilai relatif dalam Range Sel  dengan menerapkan dua atau tiga warna yang berbeda ke sel-sel data. Intensitas warna sel mencerminkan kecenderungan nilai relatif terhadap bagian standar atas atau bawah dari nilai-nilai dalam range. Nilai-Nilai yang hampir sama biasanya memiliki warna yang sama pula, demikian juga sebaliknya, apabila nilai relatifnya berbeda maka warna yang digunakan juga berbeda. Cara menggunakan Color Scales adalah: Klik Tab Home >> Groups Styles >> Conditional Formatting >> Color Scales

Gambar 5. Conditional Formatting: Color Scales

Icon set adalah kumpulan tiga, empat, atau lima gambar yang menampilkan Excel ketika aturan-aturan tertentu terpenuhi. Cara menggunakan Icon Set adalah: Klik Tab Home >> Group Styles >> Conditional Formatting >> Icon Set

Gambar 6. Connditional Formatting : Icon Set

Pada saat icon set diperkenalkan di Excel 2007, anda dapat menerapkan ikon set, tetapi anda tidak bisa mengedit icon set yang anda inginkan (kustom). Di Excel 2010, anda sekarang dimampukan untuk membuat icon set anda sendiri sehingga penggunaannya bisa sangat fleksibel.

Pada Excel 2010, anda juga dapat menggabungkan beberapa jenis Conditional Formatting, seperti misalnya jika kita ingin mengkombinasikan Icon Set dan Data Bar, maka akan tampak pada layar sebagai berikut:

Gambar 7. Conditional Formatting: Icon Set dan Data Bar

Read More

Menggunakan Styles Excel Untuk Mempercantik Tampilan Data

Pada saat bekerja dengan Excel 2010, anda mungkin ingin menerapkan format tertentu untuk suatu label data, judul, dan elemen-elemen data lainnya dalam jumlah banyak & luas. Daripada mengerjakan format di masing-masing sel  satu persatu (yang merupakan pekerjaan yang melelahkan) anda dapat menformat sejumlah sel dengan menggunakan Cells Styles. Dengan Cell Styles anda juga memungkin untuk menyimpan format yang anda inginkan/sudah anda kustomisasi dan memanggil format tersebut setiap saat pada saat anda memerlukannya. Anda dapat menemukan Cell Styles dengan Klik Tab Home >> Groups Styles >> Cell Styles.

Gambar 1. Menu Cell Style 

Dengan mengklik salah satu style dari galeri Cell Styles, akan menerapkan format tertentu di sel yang telah anda seleksi. Excel juga menampilkan live preview (tinjauan awal) dari format styles yang akan anda terapkan.. Jika tidak ada Styles yang sesuai dengan keinginan anda, anda dapat membuat styles sendiri denggn meng-klik New Cell Style dibagian bawah galeri styles untuk menampilkan kotak dialog Style. Pada Kotak Dialog Style, ketik nama Style Baru Anda di Style Name, dan kemudian klik Format. Kotak dialog Format Cells otomatis akan terbuka.

Gambar 2. Kotak dialog Format Cells

Setelah Anda menetapkan karakteristik New Style Anda, klik OK untuk menyimpan Style Baru dan tersedia di galeri Cell Styles. Jika Anda ingin menghapus Style yang anda kustomisasi/modifikasi, tampilkan Galeri Cell Styles, klik kanan pada Style yang ingin anda hapus , dan kemudian klik Delete

Kotak dialog Style cukup serbaguna, tapi ada juga cara yang simple untuk menerapkan perubahan format yang anda buat ke sel-sel data lain, yaitu dengan menggunakan tombol Format Painter. Untuk mengakses Format Painter, anda dapat menuju ke Tab Home >> Groups Clipboard >> Format Painter. Cukup klik sel dengan format yang anda inginkan atau salin, klik tombol Format Painter, dan pilih sel target untuk menerapkan format ke Sel/Range Target.

Gambar 3. Format Painter Pada Groups Clipboard

Read More